FAQ - Häufig gestellte Fragen

Das HelmholtzNet (https://helmholtznet.de/) ist eine Kollaborationsplattform für die Helmholtz-Zentren, die Geschäftsstelle und ausgewählte Gäste. Es basiert auf Microsoft Sharepoint und hat den Arbeitskreisen und Arbeitsgruppen die Möglichkeit gegeben Informationen und Daten untereinander auszutauschen und sich zu organisieren.

Das hat diverse technische und organisatorische Gründe. Wir hätten das HelmholtzNet nicht nur auf ein neues System migrieren müssen, sondern vielmehr ein komplett neues System gestalten und ausschreiben müssen. Des Weiteren wurde die Verwaltung aller Zugänge und somit die Kontrolle ob die Personen noch an einem Zentrum tätig sind zu aufwändig. Insbesondere die Kontrolle für Zugriffe von externen Personen wurde besonders schwierig bis unmöglich, was zu Inkonsistenzen bei Benutzerkonten geführt hat.

Des Weiteren wurde das System nicht mehr in dem Ausmaß genutzt wie ursprünglich geplant und aus diversen Arbeitskreisen haben wir vernommen, dass der Wunsch nach alternativen Lösungen immer weiter gestiegen ist.

Wir wollten die Art und Weise der Zusammenarbeit in Richtung Helmholtz Clouddienste, Helmholtz AAI und HIFIS lenken. Darum war es notwendig einen neuen Ansatz zu verfolgen und sich von dem alten System zu lösen. Es wird also nicht mehr der Ansatz verfolgt ein Tool für Alles zu haben, sondern das richtige Werkzeug bzw. den richtigen Service für den entsprechenden Zweck einzusetzen. Und genau das bieten uns die Helmholtz Clouddienste bereits.

Diese Frage kann nicht pauschal für alle Gruppen im HelmholtzNet gleichwertig beantwortet werden. Im HelmholtzNet haben sich im Laufe der Jahre ca. 250 Gruppen, mit einer Mitgliedergröße von bis zu 100 Personen pro Gruppe, eingerichtet. Dies beinhaltete offizielle Arbeitskreise der Helmholtz Gemeinschaft, aber auch andere Gruppen die sich selbstständig über die Plattform organisiert haben.

Die Übertragung der Daten stellt aus technischer Sicht kein Problem dar. Das Problem was wir haben liegt in der Organisation, Kommunikation und Aktualität der Daten.

Aufgrund der gewachsenen Strukturen ist es uns nicht möglich sämtliche Mitglieder, Ansprechpartner und (in)aktive Gruppen zu identifizieren.

Wir haben folgende Entscheidung getroffen:

• Die 20 offiziellen Arbeitskreise (Nach § 17 Satzung des Vereins „Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren e. V.) und deren Arbeitsgruppen/Projektgruppen werden zentral über die virtuelle Organisation „Arbeitskreise“ in der Helmholtz AAI organisiert. Die Berechtigungen werden aktuell von der Geschäftsstelle verwaltet und nach Möglichkeit in den Clouddiensten angewendet (z.B. in die DESY Nextcloud). Diese Berechtigungen können wir ggf. in Zukunft auch in anderen Clouddiensten anwenden. Dies muss allerdings je Clouddienst individuell geprüft werden. Bei dem Messaging-Dienst Mattermost, welchen wir auch versuchen für alle Arbeitskreise zu koordinieren, ist dies beisspielsweise aktuell noch nicht möglich.

• Andere Gruppen, die sich über das HelmholtzNet organisiert haben, werden erst auf Anfrage bei der Geschäftsstelle migriert. Treten Sie bitte direkt mit uns unter support@hifis.net in Kontakt, wenn Sie der Vorsitzende einer Gruppe sind und auch Ihre Daten migriert haben wollen.

• Gruppen die sich selbstständig über andere Dienste organisieren wollen, steht dies natürlich frei.

• Die Daten der Gruppen die wir nicht proaktiv migrieren, werden vorerst archiviert und ein Jahr lang aufbewahrt. Bitte kümmern Sie sich rechtzeitig um eine Sicherung Ihrer Daten.

Siehe: https://arbeitskreise.helmholtz.de/arbeitskreise/

Wir kontaktieren vor einer Migration erstmal den Vorsitzenden eines Arbeitskreises und besprchen ggf. einzelne Maßnahmen. Der Vorsitzende informiert seine Mitglieder über den weiteren Ablauf.

Mit den entsprechend erfüllten Voraussetzungen stehen Ihnen eine Vielzahl von Helmholtz Clouddiensten der Zentren zur Verfügung. Welche Sie davon nutzen können ist auf der folgenden Seite beschrieben: https://cloud.helmholtz.de/

Für die Arbeitskreise haben wir gemeinsam mit dem HIFIS Office entschieden die Nextcloud vom DESY als Sync&Share Dienst zu verwenden, um den Datenaustausch und die kollaborative Arbeit sicherzustellen. Dadurch wird der Datenaustausch über das HelmholtzNet obsolet. Zum Zwecke der Kommunikation (als Ersatz für das HelmholtzNet Forum) haben wir uns für Mattermost, ein webbasiertes Messagingsystem vom HZDR, entschieden. 

Weitere Informationen zu ausgewählten Diensten siehe: 

https://arbeitskreise.helmholtz.de/ausgewaehlte-clouddienste/

Ihnen steht es natürlich frei auch weitere Dienste zu verwenden die wir bisher nicht organisiert haben.

• Nextcloud vom DESY für den Datenaustausch, kollaborative Datenbearbeitung und Nutzung des gemeinsamen Arbeitskreis-Kalenders.
• Mattermost vom HZDR als Ersatz für die das Forum im HelmholtzNet
• E-Mail-Verteiler werden von den Arbeitskreisen wie bisher in Eigenverantwortung gepflegt
• Weitere Dienste werden ggf. etabliert wenn Bedarf vorhanden ist. Wir beobachten die Entwicklungen in der Helmholtz Cloud.

Das war eine rein pragmatische Entscheidung aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem HIFIS Office. Die Nextcloud Instanzen anderer Zentren wären ebenfalls sehr gut geeignet gewesen.

Weitere Cloud Services, die von den Zentren angeboten werden, finden Sie auf der Seite:

https://cloud.helmholtz.de/services

Beachten Sie allerdings, dass wir für die Arbeitskreise aktuell nur die Nutzung der DESY Nextcloud und Mattermost koordinieren.

Sollte Ihr Zentrum Bedarf an einem der Dienste für Ihre Einrichtung haben, dann kontaktieren Sie bitte den Service Provider (das Zentrum welches den Dienst anbietet) direkt. Wir bieten keinerlei Dienste an. Wir versuchen lediglich die kollaborative Arbeit zu fördern und Alternativen für HelmholtzNet zu finden.

Nein, Sie benutzen bitte weiterhin den Sync&Share-Dienst, welcher Ihnen vom Zentrum zur Verfügung gestellt wird. Wir versuchen hiermit nur die Zusammenarbeit der Arbeitskreise, Unter-Arbeitskreise, Arbeitsgruppen und Projektgruppen zu vereinfachen.

Wir übertragen die Daten in einen für Ihren Arbeitskreis freigegebenen Ordner im DESY Sync&Share.

Die Berechtigungen auf diese freigegebenen Ordner funktionieren über sogenannte virtuelle Organisationen (VO) in der Helmholtz AAI.

(Weitere Informationen zu den VO siehe https://hifis.net/doc/helmholtz-aai/concepts/)

Für die Arbeitskreise wurde vom HIFIS Team eine VO Arbeitskreise eingerichtet. In dieser VO wurden von uns für jeden Arbeitskreis wiederum Gruppen eingerichtet. Die IT der Geschäftsstelle muss Sie in die Gruppe Ihres Arbeitskreises einladen und Sie somit auf die jeweilige Gruppe Ihres Arbeitskreises berechtigen.

Diese Berechtigungen in der VO Arbeitskreise sind mit Ordner- und Kalender-Freigaben in der DESY Nextcloud verknüpft. Das bedeutet für Sie, wenn wir Sie auf einen Arbeitskreis in der VO Arbeitskreise berechtigen, sehen Sie, nach Login in die DESY Nextcloud, den freigegenden Ordner und Kalender Ihres Arbeitskreises.

Den Berechtigungsprozess in die VO Arbeitskreise haben wir Ihnen hier nochmal u.a. audiovisuell aufbereitet: 

https://arbeitskreise.helmholtz.de/anleitung/

Die Vorsitzenden der Arbeitskreise/Arbeitsgruppen erhalten ebenfalls die Berechtigung zum selbstständigen Hinzufügen/Entfernen bzw. Einladen von Mitgliedern in Ihre Arbeitskreise. Somit können die Vorsitzenden auch unabhängig von uns Mitglieder pflegen.

Der Login in Dienste der Helmholtz AAI und somit auch der Zugriff auf die Freigaben der Arbeitskreise, kann für Externe deren Organisation Teil von eduGAIN sind, möglich gemacht werden. i.d.R. sind das Forschungsorganisationen, Universitäten, Hochschulen, etc. (siehe hierzu auch https://hifis.net/doc/helmholtz-aai/howto-idps/)

Welche Organisation Teil von eduGAIN ist, kann bei GÉANT unter https://technical.edugain.org/entities geprüft werden.

Deutsche Organisationen, die über den DFN Verein registriert wurden, können Sie auch beim DFN prüfen:

https://tools.aai.dfn.de/entities/

Bundesbehörden wie z.B. das BMBF oder andere externe Unternehmen sind hier i.d.R. nicht vertreten.

Externe Personen deren Organisation nicht Teil von eduGAIN sind, können sich nicht direkt einloggen, da Ihnen der notwendige Identity Provider Server (IdP-Server) zur Authentifizierung und Authorisierung fehlt. Somit benötigen wir für bestimmte Personengruppen alternative Lösungen.

Eine Lösung wäre eine anonyme Freigabe mit Kennwortschutz. Allerdings haben wir genau das für die Arbeitskreis-Ordnerstruktur unterbunden, damit die Zugriffe unter Kontrolle bleiben. Es ist für Sie somit nicht möglich die Nextcloud-Ordner der Arbeitskreise direkt freizugeben. Wenn wir erlauben würden weitere Freigaben einzurichten, wäre auch ein anonymer Zugriff möglich und somit wäre das gesamte Berechtigungs-Konstrukt obsolet. Bei den Daten der Arbeitskreise soll genau das verhindert werden.

In Ausnahmefällen können wir diese Freigabe für Sie einrichten. Wenn Sie die DESY Nextcloud unabhängig von den Arbeitskreis-Ordnern nutzen, können Sie selbstverständlich eigene Ordner (außerhalb der Ordner-Struktur Ihres Arbeitskreises) nach Bedarf freigeben.

Nein, aber Ihr Account bei Ihrer Heimateinrichtung (also dem Zentrum bei welchem Sie angestellt sind) kann ablaufen. Da Sie sich mit den Zugangsdaten Ihres Zentrums einloggen, ist die Pflege eines weiteren Accounts nicht notwendig. Das ist einer der Vorteile der Helmholtz AAI. 

Siehe https://arbeitskreise.helmholtz.de/support/